Ohne jeden zusätzlichen Eingabeaufwand kann der Fallmanager / Vermittler jederzeit eine sekundenaktuelle Gesamtdokumentation für jeden zugeordneten Arbeitsuchenden aufrufen und diese auch z. B. monatlich als PDF-Datei im SGB II Fachverfahren speichern, um die Fortschritte in der Aktivierung und Arbeitsmarktintegration zu dokumentieren.
Die Gesamtdokumentation enthält als elektronische Akte insbesondere folgende Elemente:
Wunschtätigkeiten und Einsatzraum
Jobagententreffer seit letztem Login / der letzten 15 Tage / insgesamt
Login-Historie
Bewerbungsaktivitäten auf Stellenanzeigen
Aktivitätenprotokoll für die nicht-stellenbezogenen Aktivitäten, z. B. Initiativbewerbungen, Besuch von Jobmessen
erhaltene Nachrichten
gesendete Nachrichten inkl. Online-Bewerbungen
empfangene SMS vom Fallmanager / Vermittler
Gesprächsdokumentation
Die Gesprächsdokumentation kann wahlweise "justiziabel" oder bearbeitbar bereitgestellt werden. Bei der "justiziablen" Variante können einmal eingegebene Einträge nicht mehr im Nachhinein bearbeitet oder gelöscht werden.
Bewerbungsdokumentation
Die stellenbezogene Bewerbungsdokumentation wird normalerweise durch den Arbeitsuchenden geführt, kann aber bei fehlenden Fähigkeiten (vorübergehend) auch durch den Fallmanager / Vermittler geführt werden. Die Dokumentation beinhaltet vor allem die folgenden Elemente:
Priorität, Stand des Bewerbungsprozesses
Pluspunkte des Arbeitsuchenden, warum sich das Unternehmen für ihn entscheiden soll
Daten zum Unternehmen, zur Stelle und zum Ansprechpartner
Bewerbungs-/ Vermittlungsverlauf
Diese Daten können grundsätzlich auch über eine XML-Schnittstelle an das SGB II Fachverfahren exportiert werden.
Gesprächsdokumentation
Die Gesprächsdokumentation besteht aus automatisch mit Datum und Uhrzeit abgespeicherten fortlaufenden Einträgen und kann grundsätzlich auch per XML-Schnittstelle an das SGB II Fachverfahren exportiert werden.
Aktivitätenprotokoll
Das Aktivitätenprotokoll enthält die nicht-stellenbezogenen Aktivitäten des Arbeitsuchenden, z. B. Initiativbewerbungen, Besuch von Jobmessen u.ä., so wie sie in der Eingliederungsvereinbarung beschrieben wurden.
Alle Einträge werden automatisch mit Datum und Uhrzeit fortlaufend gespeichert und können grundsätzlich per XML-Schnittstelle an das SGB II Fachverfahren exportiert werden.
Gesamtdokumentation - elektronische Akte
