Ohne jeden zusätzlichen Eingabeaufwand kann der Trainer / Vermittler jederzeit eine sekundenaktuelle Gesamtdokumentation für jeden zugeordneten Teilnehmer aufrufen und diese Meldungen an die BA und andere öffentliche Auftraggeber beifügen, um die Fortschritte und Ergebnisse in der Aktivierung und Arbeitsmarktintegration zu dokumentieren.
Die Gesamtdokumentation enthält als elektronische Akte insbesondere folgende Elemente:
Wunschtätigkeiten und Einsatzraum
Jobagententreffer seit letztem Login / der letzten 15 Tage / insgesamt
Login-Historie
Bewerbungsaktivitäten auf Stellenanzeigen
Aktivitätenprotokoll für die nicht-stellenbezogenen Aktivitäten, z. B. Initiativbewerbungen, Besuch von Jobmessen
erhaltene Nachrichten
gesendete Nachrichten inkl. Online-Bewerbungen
empfangene SMS vom Trainer / Vermittler
Gesprächsdokumentation
Die Gesprächsdokumentation kann wahlweise "justiziabel" oder bearbeitbar bereitgestellt werden. Bei der "justiziablen" Variante können einmal eingegebene Einträge nicht mehr im Nachhinein bearbeitet oder gelöscht werden.
Bewerbungsdokumentation
Die stellenbezogene Bewerbungsdokumentation wird normalerweise durch den Teilnehmer geführt, kann aber bei fehlenden Fähigkeiten (vorübergehend) auch durch den Trainer / Vermittler geführt werden. Die Dokumentation beinhaltet vor allem die folgenden Elemente:
Priorität, Stand des Bewerbungsprozesses
Pluspunkte des Arbeitsuchenden, warum sich das Unternehmen für ihn entscheiden soll
Daten zum Unternehmen, zur Stelle und zum Ansprechpartner
Bewerbungs-/ Vermittlungsverlauf
Gesprächsdokumentation
Die Gesprächsdokumentation besteht aus automatisch mit Datum und Uhrzeit abgespeicherten fortlaufenden Einträgen und kann grundsätzlich auch per XML-Schnittstelle exportiert werden.
Aktivitätenprotokoll
Das Aktivitätenprotokoll enthält die nicht-stellenbezogenen Aktivitäten des Teilnehmers, z. B. Initiativbewerbungen, Besuch von Jobmessen u.ä., so wie sie in der Eingliederungsvereinbarung beschrieben wurden.
Alle Einträge werden automatisch mit Datum und Uhrzeit fortlaufend gespeichert und können grundsätzlich per XML-Schnittstelle exportiert werden.
Gesamtdokumentation - elektronische Akte
